Zusammenfassung

Es ist gar nicht möglich, sich auf alles vorzubereiten – und es macht vermutlich auch gar keinen Sinn: der Aufwand ist zu hoch.

Systematische Arbeitsweise

Davon verschieden ist etwas, das man systematische Arbeitsweise nennen könnte. Dabei behält man ein paar grundlegende Regeln im Auge, die inem im großen und Ganzen ersparen, jedesmal über die Konsequenzen bestimmter Schritte für eine Zukunft nachzudenken, die man nicht kennt. Es kann natürlich vollkommen egal sein, wie man etwas macht, weil man es nie wieder zu Gesicht bekommt.

Die Realität für Menschen, die in oder für größere Organisationen arbeiten, bringt es jedoch in der Regel mit sich, dass man recht viele Dinge wieder und wieder machen muss – ganz gleich oder hinreichend ähnlich, sodass sich im Rückblick vorausschauendes Arbeiten gelohnt hätte…

Die Vorteile

Wenn Sie zu den Excel-Nutzern gehören, denen das schon öfter passiert ist, dann sind die Regeln und Tipps in diesem Kurs für Sie vermutlich zum Großteil recht naheliegend gewesen:

Separation of Converns: halten Sie die verschiedenen Ebenen möglichst getrennt – den originalen INPUT, von dem aus sie arbeiten, die Transformation und Berechnung der Daten im STAGING-Bereich. Und behalten Sie zu guter Letzt alle Fragen der Darstellung dem OUTPUT vor.

Damit haben Sie bereits recht gut für etliche Eventualitäten vorgesorgt. Und diese Vorgehensweise ersetzt bereits einen Teil der Dokumentation, wenn Sie sich nämlich im Projekt gleich wieder zurecht finden.

Haben Sie ferner darauf geachtet, keine Schritte in sogenannten „Magic Steps“ verschwinden zu lassen, dann ist auch alles zum einen leicht wiederholbar, zum anderen gut nachvollziehbar. Sie haben die Fähigkeit zum Replay gewonnen und gleichzeitig für Reproducability gesorgt.

Der Weg in 6 einfachen Regeln

1. Originale beibehalten: lassen Sie im INPUT alles so stehen, wie Sie es ursprünglich vorgefunden haben
2. JOIN statt REPLACE: ändern Sie keine Daten sondern verwenden Sie für alle Transformationen die Formeln, die Excel Ihnen zur Verfügung stellt
3. STAGING verwenden: ob es nur um eine Auswahl bestimmter Daten aus einem größeren Worksheet geht oder bereits um Berechnungen mit diesen Daten – geben Sie diesem Schritt einen separaten Raum – wie Sie überhaupt komplizierte Dinge in mehrere Einzelschritte zerlegen sollten!
4. NAMING Conventions: ein paar kleine Gewohnheiten, wie man etwas benennt, abspeichert usw. erleichtern Ihnen persönlich die Orientierung oder helfen mit, im Team besser zusammen zu arbeiten
5. BERECHNUNG und FORMAT getrennt halten: wie ein Ergebnis berechnet wird, ist die eine Sache, und sie gehorcht gerade in einem Tool wie Excel bestimmten Regeln, die einem den Umgang mit größeren Datenmengen erleichtern – andererseits stellen sich an die optische Gestaltung der Ergebnisse viele Anforderungen, die mit dem Berechnen gar nichts zu tun haben. Vermeiden Sie es daher, diese beiden Dinge zu vermischen!
6. Frühzeitige Kontrolle: es schadet ganz gewiss nicht, vor und bei einzelnen Schritten im Verarbeitungsprozess der Daten zweckdienliche Kontrollen einzubauen, damit man besser im Blick behält, ob alles mit rechten Dingen zu geht

Das richtige Tool

Nicht alles, worauf man mit einem Hammer schlagen kann, ist zwangsläufig ein Nagel. Excel umfasst ein ständig wachsendes Arsenal von Tools, seien es nun einfache Funktionen oder ganze mächtige Werkzeuge. Dass das eigentlich heute schon niemand mehr vollständig überblicken kann, sollte Sie aber keineswegs entmutigen. Niemand wird jemals alles wirklich brauchen, was in Excel gemacht werden kann. Es ist aber hilfreich, sich einen Überblick zu verschaffen und vor allem ab und zu ein Update, was es so Neues gibt.

Daher gibt es für viele Problemstellung meistens mehrere Wege zur Lösung. Sie sind manchmal nicht gleich gut, aber das stellt sich oft erst später heraus. Wichtig ist aber, dass Sie als diejenigen, die mit Excel arbeiten, die wichtigsten Optionen gut kennen.

Das bedeutet nicht, dass man gleich ein paar hundert Funktionen beherrschen können muss. Es hilft aber, sich einen Überblick zu verschaffen, was es alles gibt. Haben Sie es beispielsweise mit einem Problem rund um Datumswerte zu tun, könnte es Sie weiter bringen, wenn Sie erst mal einen Blick in die Liste der verfügbaren Datumsfunktionen werfen – und dann vielleicht gezielt das Internet befragen können.

In diesem Sinne: KEEP LEARNING! Und viel Erfolg bei Ihrer Arbeit mit Excel!